Allt fler företag är öppna för att anställda ska kunna arbeta hemifrån och infrastrukturen är välorganiserad för detta i Norge. Fördelen med ett hemmakontor för småföretag är många. De behöver inte tänka på nya kontorslokaler vid utbyggnad och det enda du behöver är att välja ett bra företagsabonnemang för mobiltelefoner och köpa hem den datorutrustning som anställda behöver.
Men med allt fler som jobbar hemifrån finns det en större oro för säkerheten för information som skickas fram och tillbaka mellan anställda. Här är några av de viktigaste stegen som företag måste vidta för att säkerställa att arbetare i hemmet inte läcker känslig information från företaget.
Skydda mobilnätverket och datorerna mot nätfiskeattacker
Ett av de största problemen som norska företag står inför är de ständiga attackerna för att utvinna information från företaget. De letar efter namn på anställda, konfidentiella dokument, transaktionshistorik och mycket mer känslig information om verksamheten.
Så när du väljer ett företagsmobilabonnemang eller sätter upp ett hemnätverk bör alla anställda med hemmakontor ha extra säkerhet. Det kan till exempel vara system som krypterar meddelanden, och kan blockera misstänkta e-postmeddelanden som “fiskar” information från dina anställda.
Här är en lista över saker företaget och anställda kan göra för att försäkra sig så bra som möjligt:
- Multifaktorautentisering . Utrustning du ger dina anställda som jobbar hemifrån, till exempel PC eller mobiltelefoner, ska ha multifaktorautentisering för att användas av de anställda. Vem som helst kan nätfiska ett lösenord och stjäla en fysisk dator och få tillgång till all data.
Multifaktorautentisering säkerställer att din medarbetare måste verifiera inloggningen på en annan enhet, antingen ett mobiltelefonnummer eller kanske en kodbricka med ett extra lösenord. Du kan till och med ha en huvudchef som ser till att anställda loggar in varje dag när de börjar jobba.
- Filkryptering . Datakryptering av e-post och dokument är viktigt för att säkerställa att hackare inte får tag i den information som skrivs på filer och meddelanden till anställda. Detta kan göras på både PC och mobiltelefoner.
Alla interna meddelanden går via en säker server som är utrustad med brandväggar som hindrar inkräktare från att få tag på informationen du skickar fram och tillbaka. Ett bra intranät är viktigt för att säkerställa att intern kommunikation inte läcker.
- Antivirus och brandväggar . Företagsprenumerationer kommer ofta med antivirusprogram och brandväggar som kan hjälpa dig att hålla attacker från obehöriga på avstånd.
På hemnätverk kan du installera en separat brandvägg och säker anslutning som skiljer det privata nätverk som alla andra i hushållet använder, och nätverksanställda använder i arbetet.
Sådana lösningar kan vara både fysiska och molnbaserade, så du bör prata med någon som är expert på detta område om vilken lösning som är bäst för ditt företag. Det är viktigt att alla anställda i samma nätverk är lika väl skyddade, även de som arbetar hemifrån.
Ge tydliga instruktioner och rutiner för medarbetare som arbetar hemifrån
För att uppfylla säkerheten på ett hemmakontor är det viktigt att endast de anställda har tillgång till enheterna. Eventuella barn eller makar får inte ha tillgång till utrustning utfärdad av företaget. Sätt därför tydliga riktlinjer om att arbetsutrustning inte ska användas av någon annan i hemmet för att förhindra att de får tillgång till känsliga handlingar.
Dessutom är det viktigt att ha en gemensam molnlösning för att samla in dokument och papper som är viktigast för företaget. Undvik att filer med känslig information ligger i mappar direkt på PC eller telefon, så att du har tillgång till allt arbete som utförts om något skulle hända med utrustningen hos anställda som jobbar hemifrån.
