Stadig flere bedrifter er åpne for at ansatte skal kunne jobbe hjemmefra, og infrastrukturen er godt tilrettelagt for dette i Norge. Fordelen av hjemmekontor for små bedrifter er mange. De trenger ikke å tenke på nye kontorlokaler ved utvidelse, og det eneste du trenger er å velge et godt bedriftsabonnement på mobil og kjøpe inn datautstyret ansatte trenger hjemme.
Men med flere og flere som jobber hjemmefra, er det større bekymring rundt sikkerheten til informasjon som sendes frem og tilbake blant ansatte. Her er noen av de viktigste grepene bedrifter må gjøre for å sørge for at arbeidere hjemme ikke lekker sensitiv informasjon ut fra bedriften.
Beskytt mobilnettet og datamaskiner mot phishing angrep
Et at de største problemene norske bedrifter står ovenfor, er de konstante angrepene for å få ut informasjon fra bedriften. De er ute etter navn på ansatte, konfidensielle dokumenter, transaksjonshistorikk og mye mer sensitive detaljer om virksomheten.
Så når du velger et bedriftsabonnement på mobil eller setter opp et hjemmenettverk, så bør alle ansatte med hjemmekontor ha ekstra sikkerhet. Dette kan for eksempel være systemer som krypterer meldinger, og kan blokkere suspekte e-poster som “fisker” etter informasjon fra dine ansatte.
Her er en liste over ting bedriften og ansatte kan gjøre for å sikre seg best mulig:
- Multifaktorautentisering. Utstyr du gir dine ansatte som jobber hjemmefra, for eksempel PC eller mobiltelefoner bør ha multifaktorautentisering for å kunne brukes av de ansatte. Hvem som helst kan fiske opp et passord og stjele en fysisk datamaskin og få tilgang til alle data.
Multifaktorautentisering sørger for at din ansatt må verifisere pålogging på en annen enhet, enten mobiltelefonnummer eller kanskje en kodebrikke med et ekstra passord. Du kan til og med ha en hovedansvarlig som sørger for at ansatte får logget seg på hver dag når de skal begynne og jobbe.
- Filkryptering. Datakryptering av e-poster og dokumenter er viktig for å sørge for at hackere ikke får tak informasjonen som blir skrevet på filer og beskjeder til ansatte. Dette kan gjøres på både PC og mobiltelefoner.
Alle interne meldinger går via en sikker server som er utstyrt med brannmurer som hindrer inntrengere i å få tak i informasjonen dere sender frem og tilbake. Et godt intranett er vesentlig for å sørge for at intern kommunikasjon ikke lekker ut.
- Antivirus og brannmurer. Ofte kommer bedriftsabonnement med antivirus programvare og brannmurer som kan hjelpe dere å holde unna angrep fra uvedkommende.
På hjemmenettverk kan dere installere en egen brannmur og sikker tilkobling som skiller mellom nettverket privat som alle andre i husstanden bruker, og nettverket ansatte bruker til arbeid.
Slike løsninger kan både være fysiske og skybaserte, så du bør snakke med noen som er ekspert på dette området om hvilken løsning som passer best for din bedrift. Det er viktig at alle ansatte på samme nettverk er like godt beskyttet, også dem som jobber hjemmefra.
Gi klare instrukser og rutiner for ansatte som jobber hjemmefra
For å kunne overholde sikkerheten på et hjemmekontor, er det viktig at det er kun de ansatte som har tilgang til enhetene. Eventuelt barn eller ektefelle skal ikke få tilgang til utstyr som er utstedt fra selskapet. Så sett klare retningslinjer på at arbeidsutstyr skal ikke brukes av noen andre i hjemmet for å hindre at de får tilgang til sensitive dokumenter.
I tillegg er det viktig å ha en felle skyløsning for å innsamle dokumenter og papirer som er viktigste for selskapet. Unngå at filer med sensitiv informasjon ligger i mapper direkte på PCen eller telefonen, slik at dere har tilgang til alt arbeid som er gjort om det skulle skje noe med utstyret til ansatte som jobbe hjemmefra.
